Kennst du das? Jemand verlässt das Unternehmen, die Aufgaben werden verteilt, das Organigramm wird hübsch aktualisiert. Und dann kommt die eigentliche Frage, meist zu spät, meist zwischen Tür und Angel: Wo sind eigentlich die Dateien?

Nicht „die Datei“, sondern die ganze kleine Welt aus Projektordnern, Freigaben, Excel Listen, PowerPoints, Notizen, Entwürfen. Alles liegt irgendwo in OneDrive. Und plötzlich hängt Wissen an einem Account, der bald weg ist. Das fühlt sich an wie ein Umzug, bei dem der Schlüssel schon halb im Briefkasten steckt.

Genau da setzt Microsoft jetzt an: OneDrive bekommt ein vereinfachtes Verfahren für die Datei Übergabe, wenn Mitarbeitende ausscheiden. Klingt trocken, ist aber in der Praxis Gold wert.

Erstmal die harten Fakten

Microsoft rollt die Änderung weltweit aus, auch für GCC, GCCH und DoD. Start war für Mitte Oktober 2025 angesetzt, Abschluss ist aktuell bis Ende April 2026 geplant. Die Zeitlinie wurde am 17. Februar 2026 aktualisiert.

Und wichtig: Es handelt sich nicht nur um eine neue Mail oder ein neues Label. Es geht um den Kernprozess: Wer bekommt Zugriff, wie findet man relevante Inhalte, wie verschiebt man viele Dateien, ohne die Zusammenarbeit zu zerlegen.

Warum das Thema so oft knirscht, obwohl es „eigentlich klar“ ist

Offboarding wirkt auf Papier simpel. Account wird gelöscht, Daten werden archiviert, Ende. In echt ist es eher ein Puzzle.

Denn OneDrive Dateien sind selten isoliert. Da hängen Freigaben dran, Links in Teams Chats, eingebettete Dateien in PowerPoint, vielleicht sogar externe Partner. Wenn man dann händisch kopiert oder herunterlädt und neu hochlädt, passiert genau das, was keiner will: Freigaben brechen, Kolleginnen und Kollegen verlieren Zugriff, und die Inbox füllt sich mit „Kannst du mir das nochmal senden?“.

Microsoft adressiert genau diese Sollbruchstellen.

Was sich ändert: Drei Verbesserungen, die man wirklich merkt

1) Die Benachrichtigungen sind endlich auffällig genug

Wenn ein Benutzerkonto gelöscht wird, bekommt der Manager oder ein definierter zweiter Besitzer automatisch Zugriff auf das OneDrive des ausscheidenden Mitarbeiters. Dazu kommt eine Mail, die diesen Zugriff erklärt und auch die Aufbewahrungsdauer nennt. Sieben Tage vor Ablauf gibt es eine zweite Erinnerung, mit dem klaren Hinweis, dass die Daten in sieben Tagen endgültig entfernt werden.

Das klingt banal. Ist es aber nicht. Viele Organisationen verlieren Daten nicht, weil sie „keine Regeln“ haben, sondern weil eine Mail zwischen all den anderen Mails untergeht. Genau das wird hier entschärft.

2) Bessere Filter: schneller zu den Dateien, die wirklich zählen

Im Zugriff auf das OneDrive des ausscheidenden Mitarbeiters gibt es neue Filter, die dem Manager helfen, geteilte oder wichtige Dateien schneller zu finden. Weniger Scrollen, weniger „wo war das nochmal“, mehr Treffer beim ersten Blick.

Und ehrlich gesagt, das ist der Teil, der in der Praxis Zeit frisst. Nicht das Verschieben, sondern das Finden.

3) Massen Transfer mit „Move and keep sharing“: Verschieben ohne Freigabe Chaos

Der spannendste Baustein ist der Bulk Transfer: Mehrere Dateien lassen sich auf einmal verschieben, inklusive Beibehaltung der bestehenden Freigaberechte. Microsoft nennt das „Move and keep sharing“, im Dialog taucht „Keep sharing with the same people“ auf.

Und noch ein Detail, das man erst würdigt, wenn man es erlebt hat: Werden sechs oder mehr Dateien verschoben, bekommen die bisherigen Mitbearbeiter eine zusammengefasste Benachrichtigung statt vieler einzelner. Das reduziert Mail Lärm, ohne Transparenz zu verlieren.

So läuft die Übergabe ab, Schritt für Schritt

Wissen Sie was? Genau hier entscheidet sich, ob das Feature „nett“ ist oder wirklich hilft.

Microsoft beschreibt den Ablauf sehr konkret:

Du öffnest die Mail zur Kontobereinigung und klickst auf „View files“.

Quelle: https://mc.merill.net/

Dann landest du im OneDrive des ausscheidenden Mitarbeiters. Dort nutzt du den Filter „Shared“, wenn du zuerst die geteilten Inhalte sehen willst, oder „All“ für alles.

Quelle: https://mc.merill.net/

Danach kannst du per Checkbox Auswahl mehrere Dateien markieren, auf „Move to“ klicken, Zielordner auswählen und „Keep sharing with the same people“ aktiv lassen.

Quelle: https://mc.merill.net/

Dann nochmal „Move to“ und fertig.

Quelle: https://mc.merill.net/

Das klingt fast zu einfach. Und ja, es ist einfacher. Der Trick ist, dass die Zusammenarbeit nicht neu aufgebaut werden muss.

Kleiner Widerspruch, der trotzdem stimmt

Microsoft sagt: „Keine Admin Aktion erforderlich“. Gleichzeitig empfehle ich fast immer eine kurze Vorbereitung. Klingt widersprüchlich, ist aber Alltag.

Warum? Das Feature rollt automatisch aus, korrekt. Aber die Wirkung hängt davon ab, ob eure internen Abläufe dazu passen: Wer ist als Manager gepflegt, gibt es einen sekundären Besitzer, wissen Führungskräfte, was sie nach einer Kündigungsmeldung tun sollen. Das sind keine technischen Hürden, eher Organisationshygiene.

Und wenn wir schon bei Hygiene sind: Offboarding ist auch Security. Ein sauberer Datei Transfer ist nicht „nice to have“, sondern schützt Teams davor, in Schattenkopien und privaten Downloads zu enden.

Was das für Zusammenarbeit bedeutet

Wenn Freigaben erhalten bleiben, bleiben Links stabiler, Zugriffe bleiben nachvollziehbar, und Teams verlieren weniger Kontext. Das ist ein bisschen wie beim Staffellauf: Du willst den Stab übergeben, nicht neu schnitzen.

Und die zusammengefassten Benachrichtigungen ab sechs verschobenen Dateien sind der kleine Bonus, der im Alltag zählt. Weniger Ping, weniger Verwirrung, trotzdem Transparenz.

Was Kunden jetzt vorbereiten sollten

Hier eine kurze Liste, sparsam, aber wirksam:

  • Prüft, ob Manager Felder in Entra ID sauber gepflegt sind, sonst bekommt die falsche Person Zugriff oder niemand.
  • Legt fest, wann ein sekundärer Besitzer sinnvoll ist, etwa bei Führungskräften oder Rollen mit vielen externen Freigaben.
  • Aktualisiert interne Offboarding Checklisten: Nicht „Dateien sichern“, sondern „OneDrive prüfen, Shared Filter zuerst, dann Transfer“.
  • Kommuniziert den Zeitfaktor: Es gibt eine Aufbewahrungsfrist, plus Erinnerung sieben Tage vor Ablauf. Wer wartet, riskiert Datenverlust.

Mehr braucht es oft nicht. Kein großes Projekt, kein Drama. Nur ein klarer Handgriff zur richtigen Zeit.

Eine kleine Abschweifung, die leider wichtig ist

Viele Firmen haben inzwischen Copilot, Automatisierung, schicke Dashboards. Alles fein. Aber wenn Offboarding hakt, wirkt die ganze Modern Work Story plötzlich wackelig.

Denn Offboarding ist der Moment, in dem Prozesse ehrlich werden. Da zeigt sich, ob Zusammenarbeit robust ist oder an Personen klebt. Diese OneDrive Änderung ist deshalb mehr als Komfort. Sie ist ein Stück Resilienz, verpackt als Feature.

Fazit: Weniger Suchen, weniger Chaos, mehr saubere Übergaben

Die neuen OneDrive Verbesserungen machen den Datei Transfer bei Austritten spürbar einfacher: klarere Mails, bessere Filter, Bulk Move mit erhaltenen Freigaben, plus weniger Benachrichtigungsflut. Rollout läuft seit Mitte Oktober 2025, Abschluss ist bis Ende April 2026 vorgesehen, mit aktualisierter Zeitlinie vom 17. Februar 2026.