Exchange Online

Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online steht vor dem endgültigen Aus. Was lange angekündigt war, hat jetzt einen klaren Zeitplan, und konkrete Auswirkungen auf bestehende Umgebungen. Viele Umgebungen nutzen EWS ohne es zu wissen, typische Kandidaten sind dabei. Backup-Lösungen HR-/ERP-Systeme Raum- und Ressourcenbuchung Ticket-Tools Drucker/Scanner alte PowerShell-Skripte Die Nutzung muss analysiert werden, um Überraschungen ab den 01.10.2026 zu vermeiden. Hier erfahren Sie die Timeline und was zu tun ist. ...

Microsoft hat die Timeline zur finalen Deaktivierung von SMTP Basic Auth nach hinten verschoben. Mehr Infos über die Hintergründe und Alternativen erfahren Sie hier. Nach der ursprünglichen Timeline wäre SMTP Basic Auth bereits am 30.04.2026 abgeschaltet worden. Mit der neuen Timeline müssen Administratoren zumindest bis Dezember 2026 nicht handeln. Timeline Zeitpunkt Ereignis Bis Dezember 2026 Keine Änderung am SMTP Basic Auth verhalten ab Ende Dezember 2026 SMTP Basic Auth wird für bestehende Tenants deaktiviert - Administratoren erhalten die Möglichkeit dieses wieder zu aktivieren. ...

Mit “Exchange Online Delicensing Resiliency” führt Microsoft in Exchange Online einen Schutzmechanismus ein, der Mailboxes vor unbeabsichtigtem Lizenzentzug schützt. Das Feature bezieht sich aktuell ausschließlich auf Tenants mit mindestens 5000 Lizenzen, ohne Testversionen! Wird einem aktiven Benutzer die Exchange Online Lizenz entzogen wurde bisher die Mailbox direkt deaktiviert und in einen Soft-Delete-Zustand überführt. Passiert dies ungewollt, z.B. durch einen Fehler in einer Gruppenzuweisung, kommt es für viele Benutzer zur Dienstunterbrechung und NDRs ...

Ein Mitarbeiter scheidet aus oder ist nicht erreichbar und ein Termin oder eine Terminserie muss dringend geändert werden? Administratoren kennen diese Herausforderung vermutlich zu gut. Bisherige Lösungsansätze sahen z.B. Vollzugriffe auf das betroffene Postfach und Löschung der Terminserie mit anschließender Neueinladung durch einen anderen Organisator vor. Das ist umständlich, erfordert oft Genehmigungen und bringt einen Bruch in Besprechungsserien. Was ändert sich? Ab Mai 2026 beginnt der Rollout der neuen Funktion. Im Anschluss steht Administratoren die Möglichkeit zur Verfügung via Powershell den Organisator anzupassen. Das Feature wird standardmässig in allen Tenants ausgerollt und soll bis spätestens Ende Juni 2026 Global verfügbar sein. ...

Was ist “IsCloudmanaged”? Wie wir schon berichtet hatten, unterstützt Exchange Online seit kurzem das Management von Mail Attributen in der Cloud. Damit können Administratoren auch für Benutzerobjekte, welche aus dem lokalen Active Directory synchronisiert werden, Mail-spezifische Attribute, wie z.B. die Mail-Adressen, anpassen. Damit entfallen Konstrukte mit Exchange Management Tools oder der Betrieb eines Exchange Management Servers. Wie funktioniert es? Ist das Attribut aktiv, werden die Mail-spezifischen Attribute nicht mehr aus dem ActiveDirectory synchronisiert sondern der aktuelle Zustand übernommen und nur noch in der Cloud verwaltet. Werden dann Änderungen im ActiveDirectory vorgenommen werden diese nicht zu Entra synchronisieren. ...

Microsoft gibt die Trennung vom “Mailbox External Recipient Limit” bekannt Andere Versandgrenzen und Schutzmechanismen bleiben aktiv. Ziel ist weniger Fehlalarme bei legitimen Mails und präzisere Missbrauchserkennung. Warum es dieses Limit überhaupt gab Das Limit wurde eingeführt, um kompromittierte Benutzerpostfächer einzudämmen, wenn es z.B. zu Einer Kontoübernahme via Phishing kam Angreifer in kurzer Zeit große Mengen externer E Mails versenden Reputationsschäden für Tenant und Microsoft Infrastruktur kommt Das Limit war technisch eine einfache Zählung externer Empfänger pro Zeitfenster, unabhängig vom Kontext. Daher kam es mit diesem Mechanismus auch regelmässig zu Problemen. ...

Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Doch wer nur an ausgewählten Tagen im Büro ist, braucht vor allem eins: einen schnell buchbaren Arbeitsplatz – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Prozesse. Die gute Nachricht: Mit Exchange Online und Outlook lässt sich ein einfaches Shared-Desk- bzw. Hot-Desking-Szenario direkt in Microsoft 365 abbilden. In diesem Praxistipp zeige ich, wie du Workspaces korrekt einrichtest, im Room Finder sichtbar machst und typische Stolperfallen vermeidest. ...

In Exchange Online bleiben inaktive Postfächer häufig länger bestehen, weil verschiedene Holds oder Retention-Richtlinien sie vor der endgültigen Löschung schützen. Microsoft hat dafür einen neuen Ansatz vorgestellt: den PowerShell-Parameter ExcludeFromAllHolds. Er erleichtert das Entfernen von Aufbewahrungsmechanismen, ohne Compliance-Vorgaben zu verletzen. 1 Set-Mailbox -Identity "<Mailbox>" -ExcludeFromAllHolds Was macht ExcludeFromAllHolds? Mit dem Parameter können Postfächer von nahezu allen Holds ausgeschlossen werden, sodass sie anschließend gelöscht werden können. Entscheidend ist: Compliance-kritische Holds wie Litigation Hold oder eDiscovery Holds bleiben weiterhin aktiv. Organisationale, userbasierte und zeitlich gesetzte Holds können dagegen automatisiert entfernt werden. Die Policies selbst werden nicht verändert – das Postfach wird lediglich von deren Wirkung ausgenommen. Nach der Ausführung werden alle nicht-rechtlichen Holds entfernt. Sobald keine weiteren Compliance-Stops mehr bestehen, kann das Postfach regulär gelöscht werden. ...

Microsoft führt mit Auto Archive eine neue Funktion ein, die Exchange Online Postfächer automatisch vor dem Erreichen ihrer Speichergrenze schützt. Sobald ein Postfach 96 % seiner Quota erreicht, verschiebt Exchange automatisch ältere Elemente ins Archiv. So bleiben Postfächer funktionsfähig – ohne Eingreifen des Users oder Admins. Was gab es bisher? Vor Auto Archive standen Admins im Wesentlichen zwei Optionen zur Verfügung: Manuelle Archivierung durch Benutzer Nutzer konnten E-Mails manuell ins Archivpostfach verschieben – allerdings wenig zuverlässig und abhängig vom Nutzerverhalten. MRM-Richtlinien (Retention & Archive Tags) Über Messaging Records Management konnten Unternehmen automatische Archivierungsregeln definieren, z. B. „nach 2 Jahren ins Archiv verschieben“. Diese Regeln arbeiten jedoch zeitbasiert und nicht abhängig vom Speicherstand eines Postfachs. Was ist neu? Echtzeitüberwachung des Speicherverbrauchs Bei >96 % Füllstand werden automatisch die ältesten Items ins Archiv gelagert Gilt für IPM-Ordner und Recoverable Items Respektiert „Never Move to Archive“-Tags Funktioniert nur, wenn ein Archivpostfach existiert Standardmäßig aktiviert für alle Tenants Rollout Public Preview: Mitte November – Anfang Dezember 2025 Worldwide Rollout: Januar 2026 Einstellungen für Admins Admins können: ...

Ich war ehrlich überrascht, als heute die neue Oberfläche für die Terminplanung in Outlook und Teams erschien. Das Event Formular wirkt moderner und aufgeräumter. Wichtige Optionen wie Teilnehmer, Räume und Besprechungsdetails sind besser erreichbar. Zusätzlich stehen neue Copilot Funktionen bereit. Einladungen lassen sich aus E Mail Fäden vorbereiten. Agenden werden vorgeschlagen. Zur Vorbereitung fasst Copilot relevante Mails, Dateien und Aufgaben zusammen. Was ist besser? Die Erstellung von Meetings geht meiner Meinung nach schneller. Die Oberfläche ist klarer strukturiert. Mir werden jetzt auch direkt freie Slots angezeigt. ...