Microsoft führt mit Auto Archive eine neue Funktion ein, die Exchange Online Postfächer automatisch vor dem Erreichen ihrer Speichergrenze schützt. Sobald ein Postfach 96 % seiner Quota erreicht, verschiebt Exchange automatisch ältere Elemente ins Archiv. So bleiben Postfächer funktionsfähig – ohne Eingreifen des Users oder Admins.
Was gab es bisher?
Vor Auto Archive standen Admins im Wesentlichen zwei Optionen zur Verfügung:
- Manuelle Archivierung durch Benutzer
Nutzer konnten E-Mails manuell ins Archivpostfach verschieben – allerdings wenig zuverlässig und abhängig vom Nutzerverhalten. - MRM-Richtlinien (Retention & Archive Tags)
Über Messaging Records Management konnten Unternehmen automatische Archivierungsregeln definieren, z. B. „nach 2 Jahren ins Archiv verschieben“.
Diese Regeln arbeiten jedoch zeitbasiert und nicht abhängig vom Speicherstand eines Postfachs.
Was ist neu?
- Echtzeitüberwachung des Speicherverbrauchs
- Bei >96 % Füllstand werden automatisch die ältesten Items ins Archiv gelagert
- Gilt für IPM-Ordner und Recoverable Items
- Respektiert „Never Move to Archive“-Tags
- Funktioniert nur, wenn ein Archivpostfach existiert
- Standardmäßig aktiviert für alle Tenants
Rollout
- Public Preview: Mitte November – Anfang Dezember 2025
- Worldwide Rollout: Januar 2026
Einstellungen für Admins
Admins können:
- Auto Archive pro Postfach deaktivieren
- Den Schwellwert organisationsweit anpassen (80–100 %)
- Bei 100 % findet kein Auto Archive statt
Für die meisten Organisationen ist kein Handlungsbedarf – das Feature reduziert Supportaufwand und schützt Mailflow automatisch.