Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Doch wer nur an ausgewählten Tagen im Büro ist, braucht vor allem eins: einen schnell buchbaren Arbeitsplatz – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Prozesse.

Die gute Nachricht: Mit Exchange Online und Outlook lässt sich ein einfaches Shared-Desk- bzw. Hot-Desking-Szenario direkt in Microsoft 365 abbilden. In diesem Praxistipp zeige ich, wie du Workspaces korrekt einrichtest, im Room Finder sichtbar machst und typische Stolperfallen vermeidest.

Was ist ein Workspace in Exchange Online?

Exchange Online kennt neben klassischen Meetingräumen auch sogenannte Workspaces. Technisch handelt es sich dabei um Resource-Postfächer, die:

  • wie Räume gebucht werden
  • im Outlook Room Finder erscheinen
  • eine Kapazität besitzen (z. B. 1 Desk oder ein Desk-Pool)
  • automatisch Buchungen annehmen oder ablehnen

Ein Workspace eignet sich ideal für:

  • einzelne Schreibtische
  • Desk-Pools (z. B. 5 Plätze auf einer Etage)
  • temporäre Arbeitsplätze im hybriden Büro

Architektur-Empfehlung (aus der Praxis)

Bewährt hat sich folgendes Modell:

  • Room List = Gebäude / Standort
  • Workspace = Arbeitsplatz oder Desk-Pool
  • Metadaten (Set-Place) = Filter & Orientierung im Room Finder

So finden User in Outlook schnell den richtigen Arbeitsplatz – ohne Schulung.

Die Konfiguration kann nur mit Powershell durchgeführt werden. Veröffentlichungen oder Änderungen können bis zu 48h dauern, bis sie im Room Finder sichtbar sind

Schritt 1: Workspaces anlegen (Shared Desks)

Zuerst erstellen wir die Workspace-Postfächer. Wichtig:
Ein Workspace ist technisch zunächst ein Room-Mailbox, die anschließend explizit als Workspace deklariert wird.

1
2
3
4
5
6
7

Connect-ExchangeOnline

New-Mailbox -Name desk1-eg-cologne -DisplayName "Desk1 – EG – Köln" -Room |
  Set-Mailbox -Type Workspace

New-Mailbox -Name desk2-eg-cologne -DisplayName "Desk2 – EG – Köln" -Room |
  Set-Mailbox -Type Workspace

Schritt 2: Metadaten mit Set-Place pflegen

Damit Workspaces im Room Finder sinnvoll gefiltert werden können, sollten immer Place-Informationen gepflegt werden. Diese Informationen werden später im Outlook Room Finder verwendet – u. a. für Standort- und Etagenfilter.

 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15

Set-Place desk1-eg-cologne@worksimple.de `
  -CountryOrRegion "DE" `
  -State "NRW" `
  -City "Cologne" `
  -Floor 1 `
  -FloorLabel "Ground" `
  -Capacity 1

Set-Place desk2-eg-cologne@worksimple.de `
  -CountryOrRegion "DE" `
  -State "NRW" `
  -City "Cologne" `
  -Floor 1 `
  -FloorLabel "Ground" `
  -Capacity 1

Schritt 3: Kapazität wirklich erzwingen

Ein häufiger Fehler in der Praxis:
Die Kapazität wird gesetzt – aber nicht durchgesetzt.

Mit Set-CalendarProcessing -EnforceCapacity $true stellst du sicher, dass:

  • ein Desk nicht doppelt gebucht wird
  • Exchange Buchungen automatisch ablehnt, sobald die Kapazität erreicht ist
1
2

Set-CalendarProcessing desk1-eg-cologne@worksimple.de -EnforceCapacity $true
Set-CalendarProcessing desk2-eg-cologne@worksimple.de -EnforceCapacity $true

Schritt 4: Room List erstellen (Gebäude / Standort)

Damit die Workspaces im Room Finder sauber gruppiert erscheinen, benötigen wir eine Room List. Room Lists sind spezielle Distribution Groups mit dem Parameter -RoomList.

1
2
3
4
5
6

# Neue Roomlist anlegen
New-DistributionGroup -Name "Cologne EG" -RoomList

# Ressourcen zur Roomlist hinzufügen
Add-DistributionGroupMember -Identity "Cologne EG" -Member desk1-eg-cologne@worksimple.de
Add-DistributionGroupMember -Identity "Cologne EG" -Member desk2-eg-cologne@worksimple.de

Empfehlung: Maximal ~50 Ressourcen pro Room List – das sorgt für bessere Performance im Outlook Room Finder.

Schritt 5: Konfiguration prüfen

Zum Abschluss lohnt sich ein kurzer Check, ob alle Place-Daten korrekt gesetzt sind:

1
2
3
4
5

Get-DistributionGroupMember -Identity "Cologne EG" |
  Select-Object -ExpandProperty PrimarySmtpAddress |
  ForEach-Object {
    Get-Place -Identity $_ | Format-List
  }

So buchen Anwender einen Shared Desk

Für User ist der Prozess denkbar einfach:

  1. Outlook > Kalender
  2. Neuer Termin
  3. Room Finder öffnen
  4. Room List „Building A“ auswählen
  5. Workspace (z. B. „Workspace 1“) buchen
  6. Termin senden

Exchange übernimmt den Rest – inkl. Konfliktvermeidung.

Typische Stolperfallen

Workspace erscheint nicht im Room Finder
Prüfe: Room List, Metadaten, Replikationszeit

Mehrere User buchen denselben Desk
-EnforceCapacity $true fehlt

User finden nichts Passendes
Set-Place unvollständig oder uneinheitlich gepflegt

Zu viele Ressourcen in einer Liste
Room Lists logisch aufteilen (Gebäude, Etage, Standort)