Microsoft Teams erhält eine neue Funktion (Microsoft 365 Roadmap ID 478611): Der Facilitator-Agent erstellt automatisch Notizen in Meetings und Chats:

  • In Meetings ermöglicht der Facilitator das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten von Notizen in Echtzeit. Wichtige Gesprächspunkte werden automatisch zusammengefasst, sodass Aufgaben und Entscheidungen leichter nachverfolgt werden können.
  • In Chats erstellt er fortlaufend KI-gestützte Zusammenfassungen und erfasst Aufgaben sowie offene Fragen. Die Notizen werden automatisch aktualisiert, während die Unterhaltung weiterläuft.

Verfügbarkeit und Voraussetzungen

Die Einführung des Facilitators (General Availability) beginnt Anfang April 2025 und soll bis Ende des Monats abgeschlossen sein. Die Funktion wird auf Windows, Mac, im Web sowie auf iOS- und Android-Geräten verfügbar sein. Zur Nutzung ist eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich.

Unser Test

Meetings

Für einen Test habe ich mit einem Kollegen ein Meeting geplant. Nach dem Beitritt aktivierte ich unter dem Reiter „Notizen“ die AI-Meeting-Funktion.

Mit hoher Erwartung und einer kurzen Bestätigung im Chat, dass die Funktion aktiv ist, beobachteten wir die Notizen – zunächst ohne sichtbare Änderungen. Nach etwa drei Minuten erschienen die ersten Texte, was auf die bekannten Cloud-Verzögerungen hindeutet.

Die Notizen werden derzeit ausschließlich auf Englisch erstellt. Dennoch wurden alle relevanten Punkte erfasst, sodass eine eigenständige Dokumentation entfallen konnte. Eine nützliche Funktion, insbesondere für die Transkription von Kundenmeetings.

Einschränkungen laut Microsoft:

  • AI-generierte Notizen können nicht über die Teams-Mobile-App gestartet werden. Werden sie jedoch am Desktop aktiviert, sind Echtzeit-Updates auch mobil sichtbar.
  • Externe Nutzer haben keinen Zugriff auf AI-generierte Notizen.
  • AI-generierte Notizen sind nicht für Sofortmeetings, Teams-Anrufe oder Kanalmeetings verfügbar.
  • Die Notizen basieren ausschließlich auf dem Meeting-Transkript. Inhalte aus dem Meeting-Chat werden nicht berücksichtigt.

Chats

Im Chat befindet sich das AI-Notizen-Symbol oben rechts in der Chat-Kopfzeile, rechts neben dem Copilot-Symbol. Das Symbol, dargestellt als Seite, ermöglicht den Zugriff auf AI-generierte Notizen. Falls diese nicht aktiviert sind, kann die entsprechende Schaltfläche im Seitenbereich ausgewählt werden, um die Funktion zu aktivieren. Nach der Aktivierung erscheint ein Funken auf dem AI-Notizen-Symbol, und die Erstellung der Notizen startet automatisch.

Microsoft Copilot Facilitator AI Agent Chat Summary

Bei den ersten Tests der AI-generierten Notizen fiel auf, dass die Zusammenfassungen vor allem Nachrichten erfassen, die einen Status als Fließtext beschreiben. In der praktischen Anwendung innerhalb von Projektgesprächen erwies sich dies jedoch als unzureichend, da Kommunikation über verschiedene Kanäle, Chats und insbesondere Meetings verteilt ist. Eine kurze Recherche in den offiziellen Microsoft-FAQ bestätigte einige der beobachteten Einschränkungen (Frequently asked questions about Facilitator in Microsoft Teams):

  • Kein Zugriff auf Anruftranskripte
  • Kein Zugriff auf im Chat geteilte Dateien
  • Keine Unterstützung in Besprechungs- oder externen Chats
  • Kein Zugriff auf nachträglich bearbeitete oder gelöschte Nachrichten
    (Inhalte, die einmal in die AI-Notizen aufgenommen wurden, bleiben bestehen, auch wenn Nachrichten später geändert oder entfernt werden. Eine manuelle Überprüfung der Richtigkeit anhand der Quellen wird empfohlen.).

Ferner wurde schnell ersichtlich, dass Chat-Zusammenfassungen ausschließlich in englischer Sprache erstellt werden – ein Umstand, der ebenfalls von Microsoft bestätigt wird.

Ein weiteres bemerkenswertes Verhalten zeigte sich im Umgang mit Aufgaben: Bereits erledigte Aufgaben wurden weiterhin in den Notizen aufgelistet, da ihre Erledigung nicht explizit im Chat vermerkt wurde. Microsoft empfiehlt aber, abgeschlossene Aufgaben ausdrücklich im Chat zu bestätigen, damit der Facilitator-Agent den aktuellen Stand korrekt erfasst.

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass dies kaum in bestehende Arbeitsabläufe passt, da solche Prozesse oft flexibel und über verschiedene Kommunikationswege verteilt erfolgen. Die Nutzung des Facilitator-Agents würde demnach eine grundsätzliche Anpassung unserer Kommunikationsstrukturen erfordern, um mit den Funktionsweisen von Microsoft Teams übereinzustimmen. In der bisherigen flexiblen Arbeit mit Teams dürften somit die meisten Unternehmen feststellen, dass die Chat-Zusammenfassung in ihrer aktuellen Form keinen praktischen Mehrwert bietet.

Administrative Konfiguration und Vorbereitung für Unternehmen

Der Facilitator ist standardmäßig aktiviert, es sei denn, alle Apps sind unternehmensweit blockiert. Administratoren können die Funktion für bestimmte Nutzergruppen freigeben oder einschränken. Der nachfolgende Microsoft Learn Artikel geht genauer auf die einzelnen Möglichkeiten ein: Einrichten eines Vermittlers in Microsoft Teams für KI-Zusammenarbeitsnotizen

Fazit

KI-Notizen in Meetings: 👍
KI-Notizen in Chats: 🥴

Quellen