Worum geht es?
Wer kennt es nicht? Ein neues Projekt steht in den Startlöchern, aber bevor es richtig losgehen kann, muss erst ein NDA unterschrieben werden. Also gut: Passende Vorlage suchen, Details anpassen, versenden, Rückfragen klären, erneut anpassen, E-Mails hin- und herschicken – und schließlich unterschreiben lassen. Dabei noch den Überblick über alle Versionen behalten … Moment mal, gab es nicht schon ein NDA? Und ist das überhaupt noch gültig?
Genau diesen Prozess, als auch die Erstellung aller anderen Vertragsunterlagen will Microsoft nun mit einer eigenen Lösung in SharePoint vereinfachen. Den SharePoint-Vereinbarungen. Somit entfallen zukünftig die Erstellung mühsamer Content-Types als auch die damit verbundene Vielzahl an Powerautomate-Flows.
Was kann die Lösung?
Zentrale Übersicht aller Vereinbarungen
Nach der Einbindung der App in Microsoft Teams wird man mit einer Übersicht begrüßt, welche für den jeweiligen Arbeitsbereich die Anzahl aller bestehenden Vereinbarungen mit dem jeweiligen Status aufzeigt.
Weiterhin kann eine Auflistung einzelner Vereinbarungen und den dazugehörigen Status gegeben werden.
Erstellung neuer Vereinbarungen
Auf Basis zuvor definierter Vorlagen lassen sich nun Vereinbarungen erstellen. Dies ist vergleichbar zu der jetzigen Nutzung von Content-Types. Hinzu kommt, dass wieder verwendbare Abschnitte aus einer sogenannten Abschnittsbibliothek eingeschlossen werden können.
Genehmigungsprozess
Im zweiten Schritt erfolgt ein Überprüfungs- / Genehmigungsprozess. Dieser wird wie gewohnt über die Microsoft-Genehmigungsfunktion an die hinterlegten Personen versendet. Öffnet jetzt die Person das Dokument, fällt ein Alleinstallungsmerkmal auf. Dieses besticht darin, dass alle vorgenommenen Änderungen aggregiert, zusammengefasst und im Text verlinkt werden, um einen schnellen Überblick über Abweichungen zu bekommen.
