Worum geht es?

Wer kennt es nicht? Ein neues Projekt steht in den Startlöchern, aber bevor es richtig losgehen kann, muss erst ein NDA unterschrieben werden. Also gut: Passende Vorlage suchen, Details anpassen, versenden, Rückfragen klären, erneut anpassen, E-Mails hin- und herschicken – und schließlich unterschreiben lassen. Dabei noch den Überblick über alle Versionen behalten … Moment mal, gab es nicht schon ein NDA? Und ist das überhaupt noch gültig?

Genau diesen Prozess, als auch die Erstellung aller anderen Vertragsunterlagen will Microsoft nun mit einer eigenen Lösung in SharePoint vereinfachen. Den SharePoint-Vereinbarungen. Somit entfallen zukünftig die Erstellung mühsamer Content-Types als auch die damit verbundene Vielzahl an Powerautomate-Flows.

Was kann die Lösung?

Zentrale Übersicht aller Vereinbarungen

Nach der Einbindung der App in Microsoft Teams wird man mit einer Übersicht begrüßt, welche für den jeweiligen Arbeitsbereich die Anzahl aller bestehenden Vereinbarungen mit dem jeweiligen Status aufzeigt.

 

Weiterhin kann eine Auflistung einzelner Vereinbarungen und den dazugehörigen Status gegeben werden.

Erstellung neuer Vereinbarungen

Auf Basis zuvor definierter Vorlagen lassen sich nun Vereinbarungen erstellen. Dies ist vergleichbar zu der jetzigen Nutzung von Content-Types. Hinzu kommt, dass wieder verwendbare Abschnitte aus einer sogenannten Abschnittsbibliothek eingeschlossen werden können.

Genehmigungsprozess

Im zweiten Schritt erfolgt ein Überprüfungs- / Genehmigungsprozess. Dieser wird wie gewohnt über die Microsoft-Genehmigungsfunktion an die hinterlegten Personen versendet. Öffnet jetzt die Person das Dokument, fällt ein Alleinstallungsmerkmal auf. Dieses besticht darin, dass alle vorgenommenen Änderungen aggregiert, zusammengefasst und im Text verlinkt werden, um einen schnellen Überblick über Abweichungen zu bekommen.

E-Signaturen

Wurde das Dokument genehmigt, kann dieses an die externen Parteien zur Signatur versendet werden. Der Prozess wird dabei von der SharePoint E-Signaturlösung unterstützt.

Abschließend wird die Vereinbarung zusammen mit dem Signaturdatum abgelegt. So kann SharePoint eine Erinnerung mitteilen, sobald diese abläuft.

Wie kann ich starten?

Derzeit befindet sich die Anwendung noch in der Early Access Phase. Für die Registrierung der Teilnahme kann folgender Link genutzt werden: Microsoft SharePoint Agreements AI solution - General Availability (GA) Nomination Form. Hier sollte es eine Rückmeldung nach spätestens 14 Tagen geben. Nach der Freigabe kann die Lösung über den Teams-Anwendungskatalog installiert werden.

Was kostet das Ganze?

Das Lizenzmodell und damit verbundene Kosten befinden sich noch in der Finalisierung. Early-Access-Kunden können Testlizenzen erhalten. Diese Testlizenzen sind ab dem Aktivierungsdatum sechs Monate gültig.

Ich persönlich gehe davon aus, dass die Lösung Teil von SharePoint Premium (ehemals SharePoint Syntex) sein wird. Für diese besteht zum aktuellen Zeitpunkt eine pay-per-use Abrechnung die sich wie folgt gestaltet:

  • Content Assembly pro Dokument: 0,15 Cent
  • E-Signatur pro Vorgang: 2,00 EUR

Fazit

Im Vergleich zu Drittanbieterlösungen wie DocuSign oder AdobeSign bietet Microsoft durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 und die Abdeckung des gesamten Vertragsprozesses eine vielversprechende Alternative. Allerdings bleibt abzuwarten, wie das endgültige Lizenzmodell aussieht und welche Kosten damit verbunden sein werden.

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