Ich habe mich schon oft gefragt, warum wir 2025 immer noch so viele Dateien per E Mail verschicken. Mit der neuen Funktion in Microsoft Teams könnte sich das bald ändern. Dateien lassen sich direkt im Chat mit externen Nutzern teilen, ohne Workarounds und ohne Medienbrüche.

Was ist neu?

Dateien und Loop Komponenten können in 1:1 , Gruppen und Meeting Chats direkt mit externen Nutzern geteilt werden. Die Zusammenarbeit bleibt im Kontext des Chats, statt zwischen Teams und E Mail hin und her zu springen.

Was sollte man beachten?

Das Feature ist standardmäßig deaktiviert und muss aktiv eingeschaltet werden, um genutzt werden zu können. Bei der Aktivierung werden alle bestehenden Freigabeeinstellungen für Dateien berücksichtigt, sodass keine zusätzlichen Berechtigungen umgangen werden. Anstelle eines klassischen Dateianhangs wird ein Link zur Datei versendet, wodurch die Zugriffskontrolle weiterhin über die ursprünglichen Freigabeeinstellungen erfolgt.

Die Aktivierung erfolgt in den Teams Files Policies über die Einstellung FileSharingInChatswithExternalUsers, über die gesteuert wird, ob Dateien in Chats mit externen Nutzern geteilt werden dürfen.

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Connect-MicrosoftTeams
Set-CsTeamsFilesPolicy -Identity <PolicyName> -FileSharingInChatswithExternalUsers Enabled
Get-CsTeamsFilesPolicy

Wichtig ist es mir zu erwähnen, dass mit der Funktion die Hemmschwelle sinkt, Dateien per Chat zu senden statt per E-Mail. Dadurch steigt die Notwendigkeit, Klassifizierung, Sensitivitätskennzeichnungen und Compliance-Richtlinien konsequent umzusetzen. Wer die Dateifreigabe nach außen vereinfacht, muss sicherstellen, dass sensible Inhalte geschützt bleiben und alle Sicherheits- sowie Datenschutzvorgaben eingehalten werden.

Rollout Zeitraum

Die Funktion wird ab November 2025 allgemein für Teams auf Desktop, Mac und im Web ausgerollt.

Quelle

Roadmap ID 492625 (Microsoft 365-Roadmap | Microsoft 365)