In Exchange Online bleiben inaktive Postfächer häufig länger bestehen, weil verschiedene Holds oder Retention-Richtlinien sie vor der endgültigen Löschung schützen. Microsoft hat dafür einen neuen Ansatz vorgestellt: den PowerShell-Parameter ExcludeFromAllHolds. Er erleichtert das Entfernen von Aufbewahrungsmechanismen, ohne Compliance-Vorgaben zu verletzen.

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Set-Mailbox -Identity "<Mailbox>" -ExcludeFromAllHolds

Was macht ExcludeFromAllHolds?

Mit dem Parameter können Postfächer von nahezu allen Holds ausgeschlossen werden, sodass sie anschließend gelöscht werden können. Entscheidend ist:

  • Compliance-kritische Holds wie Litigation Hold oder eDiscovery Holds bleiben weiterhin aktiv.
  • Organisationale, userbasierte und zeitlich gesetzte Holds können dagegen automatisiert entfernt werden.
  • Die Policies selbst werden nicht verändert – das Postfach wird lediglich von deren Wirkung ausgenommen.

Nach der Ausführung werden alle nicht-rechtlichen Holds entfernt. Sobald keine weiteren Compliance-Stops mehr bestehen, kann das Postfach regulär gelöscht werden.

Wann ist das nützlich?

  • Bereinigung vieler inaktiver Postfächer in größeren Umgebungen
  • Entfernung ehemaliger Mitarbeiterpostfächer nach Abschluss aller Compliance-Fristen
  • Automatisierte Lifecycle-Prozesse im Exchange- oder Identity-Management
  • Reduzierung unnötiger Speicherlast durch verwaiste Mailboxen