Exchange Online - EWS Ende ab Oktober 2026

Mon, 11 May 2026 09:00:00 +0200

Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online steht vor dem endgültigen Aus. Was lange angekündigt war, hat jetzt einen klaren Zeitplan, und konkrete Auswirkungen auf bestehende Umgebungen.

Viele Umgebungen nutzen EWS ohne es zu wissen, typische Kandidaten sind dabei.

Backup-Lösungen
HR-/ERP-Systeme
Raum- und Ressourcenbuchung
Ticket-Tools
Drucker/Scanner
alte PowerShell-Skripte

Die Nutzung muss analysiert werden, um Überraschungen ab den 01.10.2026 zu vermeiden. Hier erfahren Sie die Timeline und was zu tun ist.

Update: Neue Timeline für Exchange Online SMTP Basic Auth Abschaltung

Wed, 04 Mar 2026 09:00:00 +0100

Microsoft hat die Timeline zur finalen Deaktivierung von SMTP Basic Auth nach hinten verschoben. Mehr Infos über die Hintergründe und Alternativen erfahren Sie hier. Nach der ursprünglichen Timeline wäre SMTP Basic Auth bereits am 30.04.2026 abgeschaltet worden. Mit der neuen Timeline müssen Administratoren zumindest bis Dezember 2026 nicht handeln.

Timeline

Zeitpunkt

Ereignis

Bis Dezember 2026

Keine Änderung am SMTP Basic Auth verhalten

ab Ende Dezember 2026

SMTP Basic Auth wird für bestehende Tenants deaktiviert - Administratoren erhalten die Möglichkeit dieses wieder zu aktivieren.

Exchange Online Delicensing Resiliency - Schutz vor unbeabsichtigtem Lizenzentzug

Fri, 20 Feb 2026 08:00:00 +0100

Mit “Exchange Online Delicensing Resiliency” führt Microsoft in Exchange Online einen Schutzmechanismus ein, der Mailboxes vor unbeabsichtigtem Lizenzentzug schützt. Das Feature bezieht sich aktuell ausschließlich auf Tenants mit mindestens 5000 Lizenzen, ohne Testversionen!

Wird einem aktiven Benutzer die Exchange Online Lizenz entzogen wurde bisher die Mailbox direkt deaktiviert und in einen Soft-Delete-Zustand überführt. Passiert dies ungewollt, z.B. durch einen Fehler in einer Gruppenzuweisung, kommt es für viele Benutzer zur Dienstunterbrechung und NDRs

Exchange Online - Meeting Organisatoren per Powershell ändern

Fri, 06 Feb 2026 09:00:00 +0100

Ein Mitarbeiter scheidet aus oder ist nicht erreichbar und ein Termin oder eine Terminserie muss dringend geändert werden? Administratoren kennen diese Herausforderung vermutlich zu gut. Bisherige Lösungsansätze sahen z.B. Vollzugriffe auf das betroffene Postfach und Löschung der Terminserie mit anschließender Neueinladung durch einen anderen Organisator vor.

Das ist umständlich, erfordert oft Genehmigungen und bringt einen Bruch in Besprechungsserien.

Was ändert sich?

Ab Mai 2026 beginnt der Rollout der neuen Funktion. Im Anschluss steht Administratoren die Möglichkeit zur Verfügung via Powershell den Organisator anzupassen. Das Feature wird standardmässig in allen Tenants ausgerollt und soll bis spätestens Ende Juni 2026 Global verfügbar sein.

Exchange Online mit "IsCloudmanaged" - Was kann mich daran hindern?

Tue, 20 Jan 2026 08:00:00 +0100

Was ist “IsCloudmanaged”?

Wie wir schon berichtet hatten, unterstützt Exchange Online seit kurzem das Management von Mail Attributen in der Cloud. Damit können Administratoren auch für Benutzerobjekte, welche aus dem lokalen Active Directory synchronisiert werden, Mail-spezifische Attribute, wie z.B. die Mail-Adressen, anpassen. Damit entfallen Konstrukte mit Exchange Management Tools oder der Betrieb eines Exchange Management Servers.

Wie funktioniert es?

Ist das Attribut aktiv, werden die Mail-spezifischen Attribute nicht mehr aus dem ActiveDirectory synchronisiert sondern der aktuelle Zustand übernommen und nur noch in der Cloud verwaltet. Werden dann Änderungen im ActiveDirectory vorgenommen werden diese nicht zu Entra synchronisieren.

Exchange Online: Mailbox External Recipient Rate Limit entfällt

Mon, 19 Jan 2026 08:40:00 +0100

Microsoft gibt die Trennung vom “Mailbox External Recipient Limit” bekannt

Andere Versandgrenzen und Schutzmechanismen bleiben aktiv.
Ziel ist weniger Fehlalarme bei legitimen Mails und präzisere Missbrauchserkennung.

Warum es dieses Limit überhaupt gab

Das Limit wurde eingeführt, um kompromittierte Benutzerpostfächer einzudämmen, wenn es z.B. zu

Einer Kontoübernahme via Phishing kam
Angreifer in kurzer Zeit große Mengen externer E Mails versenden
Reputationsschäden für Tenant und Microsoft Infrastruktur kommt

Das Limit war technisch eine einfache Zählung externer Empfänger pro Zeitfenster, unabhängig vom Kontext. Daher kam es mit diesem Mechanismus auch regelmässig zu Problemen.

Praxistipp: Shared Desk Buchung mit Exchange Online - Outlook Room Finder

Thu, 18 Dec 2025 20:00:00 +0100

Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Doch wer nur an ausgewählten Tagen im Büro ist, braucht vor allem eins: einen schnell buchbaren Arbeitsplatz – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Prozesse.

Die gute Nachricht: Mit Exchange Online und Outlook lässt sich ein einfaches Shared-Desk- bzw. Hot-Desking-Szenario direkt in Microsoft 365 abbilden. In diesem Praxistipp zeige ich, wie du Workspaces korrekt einrichtest, im Room Finder sichtbar machst und typische Stolperfallen vermeidest.

EXO: ExcludeFromAllHolds - Neue Option für Admins erleichtert Mailbox cleanup

Thu, 11 Dec 2025 22:00:00 +0100

In Exchange Online bleiben inaktive Postfächer häufig länger bestehen, weil verschiedene Holds oder Retention-Richtlinien sie vor der endgültigen Löschung schützen. Microsoft hat dafür einen neuen Ansatz vorgestellt: den PowerShell-Parameter ExcludeFromAllHolds. Er erleichtert das Entfernen von Aufbewahrungsmechanismen, ohne Compliance-Vorgaben zu verletzen.

`1`	`Set-Mailbox -Identity "<Mailbox>" -ExcludeFromAllHolds`

Was macht `ExcludeFromAllHolds`?

Mit dem Parameter können Postfächer von nahezu allen Holds ausgeschlossen werden, sodass sie anschließend gelöscht werden können. Entscheidend ist:

Compliance-kritische Holds wie Litigation Hold oder eDiscovery Holds bleiben weiterhin aktiv.
Organisationale, userbasierte und zeitlich gesetzte Holds können dagegen automatisiert entfernt werden.
Die Policies selbst werden nicht verändert – das Postfach wird lediglich von deren Wirkung ausgenommen.

Nach der Ausführung werden alle nicht-rechtlichen Holds entfernt. Sobald keine weiteren Compliance-Stops mehr bestehen, kann das Postfach regulär gelöscht werden.

Preview: Automatische Archivierung für Exchange Online

Thu, 04 Dec 2025 09:00:00 +0100

Microsoft führt mit Auto Archive eine neue Funktion ein, die Exchange Online Postfächer automatisch vor dem Erreichen ihrer Speichergrenze schützt. Sobald ein Postfach 96 % seiner Quota erreicht, verschiebt Exchange automatisch ältere Elemente ins Archiv. So bleiben Postfächer funktionsfähig – ohne Eingreifen des Users oder Admins.

Was gab es bisher?

Vor Auto Archive standen Admins im Wesentlichen zwei Optionen zur Verfügung:

Manuelle Archivierung durch Benutzer
Nutzer konnten E-Mails manuell ins Archivpostfach verschieben – allerdings wenig zuverlässig und abhängig vom Nutzerverhalten.
MRM-Richtlinien (Retention & Archive Tags)
Über Messaging Records Management konnten Unternehmen automatische Archivierungsregeln definieren, z. B. „nach 2 Jahren ins Archiv verschieben“.
Diese Regeln arbeiten jedoch zeitbasiert und nicht abhängig vom Speicherstand eines Postfachs.

Was ist neu?

Echtzeitüberwachung des Speicherverbrauchs
Bei >96 % Füllstand werden automatisch die ältesten Items ins Archiv gelagert
Gilt für IPM-Ordner und Recoverable Items
Respektiert „Never Move to Archive“-Tags
Funktioniert nur, wenn ein Archivpostfach existiert
Standardmäßig aktiviert für alle Tenants

Rollout

Public Preview: Mitte November – Anfang Dezember 2025
Worldwide Rollout: Januar 2026

Einstellungen für Admins

Admins können:

Neue Terminansicht in Outlook und Teams

Fri, 17 Oct 2025 11:00:00 +0200

Ich war ehrlich überrascht, als heute die neue Oberfläche für die Terminplanung in Outlook und Teams erschien. Das Event Formular wirkt moderner und aufgeräumter. Wichtige Optionen wie Teilnehmer, Räume und Besprechungsdetails sind besser erreichbar.

Zusätzlich stehen neue Copilot Funktionen bereit. Einladungen lassen sich aus E Mail Fäden vorbereiten. Agenden werden vorgeschlagen. Zur Vorbereitung fasst Copilot relevante Mails, Dateien und Aufgaben zusammen.

Was ist besser?

Die Erstellung von Meetings geht meiner Meinung nach schneller. Die Oberfläche ist klarer strukturiert. Mir werden jetzt auch direkt freie Slots angezeigt.

Exchange Online stellt Basic-Authentifizierung (SMTP AUTH) ein

Tue, 09 Sep 2025 12:00:00 +0200

Exchange Online stellt die Basic-Authentifizierung für “Client Submission (SMTP AUTH)” stufenweise ein. Ab dem 1. März 2026 werden erste Verbindungsversuche mit Basic auth abgelehnt, und ab dem 30. April 2026 erfolgt die vollständige Abschaltung – Basic auth wird dann endgültig nicht mehr unterstützt. Ursprünglich war dieser Schritt bereits für September 2025 vorgesehen, wurde jedoch im Juni 2025 auf das Frühjahr 2026 verschoben.

Um Unternehmen und Administratoren rechtzeitig vorzubereiten, hat Microsoft zusätzliche Maßnahmen angekündigt. Bereits seit Oktober 2024 zeigt der “SMTP AUTH Clients Submission Report” an, ob Verbindungen per Basic auth oder OAuth erfolgen. Darüber hinaus werden im Laufe des Jahres 2025 Erinnerungsmeldungen im Microsoft Message Center bereitgestellt, konkret zu Beginn des Jahres sowie noch einmal im August 2025.

Exchange Online Direct Send absichern

Mon, 25 Aug 2025 10:00:00 +0200

Was ist Direct Send und warum ist es problematisch?

Direct Send ist eine Funktion in Exchange Online, mit der Geräte, Anwendungen oder Drittservices E-Mails direkt, ohne jegliche Authentifizierung, an Postfächer im eigenen Tenant senden können. Statt über sichere, geprüfte Verbindungen zu laufen, greifen diese Mails auf die öffentlich erreichbare Endpoint-Domain des Tenants zu, z. B. deine‑firma‑com.mail.protection.outlook.com.
Genau darin liegt das Risiko: Da keine Authentifizierung notwendig ist, können Angreifer täuschend echte interne E-Mails versenden, ohne Zugang zu Konten oder Passwörtern. Hinzu kommt, dass Direct Send herkömmliche Schutzmechanismen wie SPF, DKIM und DMARC umgeht, weil die Mails über Microsofts eigene Infrastruktur zugestellt werden. Dadurch können Phishing-Nachrichten leichter in Postfächern landen und ein hohes Sicherheitsrisiko darstellen.

Cloud-Managed Remote Mailboxes - Abschied vom letzten Exchange-Server

Wed, 20 Aug 2025 20:00:00 +0200

Viele Admins kennen dieses Bild. Alle Postfächer längst in Exchange Online, aber im Keller steht immer noch dieser eine Exchange-Server, der eigentlich nichts mehr tut – außer Attribute im Active Directory für die Cloud freizugeben. Er läuft, er nervt, er wird gebraucht - bisher.

Warum war dieser Server so hartnäckig nötig?

Weil Exchange-Attribute von synchronisierten Benutzern in der Cloud nicht einfach angepasst werden konnten. Änderungen an E-Mail-Adressen oder Postfacheinstellungen mussten weiterhin On-Prem erledigt werden. Auch wenn die Postfächer längst weggezogen waren, hing das Management noch an der lokalen Infrastruktur.

Jetzt handeln! Support-Ende von Exchange Server 2016/2019 im Oktober 2025

Mon, 14 Apr 2025 11:11:00 +0200

Am 14. Oktober 2025 endet der erweiterte Support für Exchange Server 2016 und 2019. Ab diesem Datum erhalten diese Versionen keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr. Zwar werden bestehende Exchange-Server weiterhin funktionieren, jedoch läuft man ohne Updates Gefahr, bekannten oder zukünftigen Sicherheitslücken schutzlos ausgesetzt zu sein. Für viele Unternehmen kann der Betrieb nicht unterstützter Systeme zudem Compliance-Risiken bedeuten, da Sicherheitsstandards und Prüfungen aktuelle Patches voraussetzen.

Folgen und Risiken des Support-Endes

Ohne weitere Sicherheitsupdates steigt das Risiko von Datenpannen und Systemkompromittierungen erheblich. Neue Schwachstellen – ähnlich früheren Exchange-Exploits – würden ungepatcht bleiben. Überdies verfolgt Microsoft im Sinne von Zero Trust konsequent die Absicherung von Cloud-Anbindungen. So werden aktuell bereits Verbindungen von veralteten oder ungepatchten On-Premises-Exchange-Servern unterbunden oder limitiert. IT Administratoren sehen in Ihren SMTP Logs mitunter folgende Meldungen. Die Limitierung lässt sich zwar für 90 Tage pausieren, danach bestehen zumindest in hybriden Umgebungen erhebliche Einschränkungen.

Exchange Online Outbound Email Limits

Fri, 28 Feb 2025 11:00:00 +0100

Microsoft wird im kommenden Monat die Grenzwerte für den Versand von externen E-Mails von Exchange Online heraus beschränken. Bereits heute ist es nicht gestattet, Exchange Online für den Massenmailversand zu verwenden.

Diesbezüglich wurde vor einiger Zeit bereits die Lösung High Volume E-Mail (HVE) in Exchange Online bereitgestellt:

Manage high volume emails for Microsoft 365 in Exchange Online Public preview | Microsoft Learn

Die sog. Tenant External Recipient Rate Limit TERRL wird nachfolgend erklärt:

Outlook New Nutzung nur mit Abo-Lizenz - "NoOfficeProPlus"

Mon, 27 Jan 2025 11:00:00 +0100

Seit 2024 prüft Microsoft bei der Aktivierung von „Outlook New“ auf dem Desktop, ob eine gültige Office-App-Lizenz vorhanden ist. Nutzer mit Business Basic Lizenz oder Exchange Online Lizenz erhalten häufig Fehlermeldungen wie „NoOfficeProPlus“, da diese Lizenz die Nutzung von Desktop-Anwendungen nicht abdeckt.

Laut Microsoft sollte die Nutzung von Outlook Classic (Windows und Mac) sowie von Outlook für Windows in Verbindung mit Office 365 E1, Microsoft 365 Business Basic oder Microsoft Exchange Online P1/P2 bereits jetzt nicht mehr möglich sein. (Exchange Online service description - Service Descriptions | Microsoft Learn)

Gruppenbasierte Exchange Online Berechtigungen mit Azure Automate

Mon, 10 Jul 2023 08:30:00 +0100

Hintergrund

Für einige Berechtigungen ist es hilfreich diese an die Mitgliedschaft in bestimmten Gruppen zu binden. Leider sind nicht alle Berechtigungen an eine Gruppe zu binden. Das bezieht sich zum Beispiel auf zugelassene Exchange Protokolle. Es könnte also sinnvoll sein eine AzureAD Gruppe zu verwenden dessen Mitglieder automatisch für die Nutzung von SMTP oder die Nutzung von IMAP/POP3 aktiviert werden ohne, dass man manuell in die Exchange Administration eintauchen muss. Diese Gruppe kann zum Beispiel auch aus dem OnPrem AD synchronisiert werden. Somit kann man dort auch direkt die Protokolle für einen Nutzer administrieren.

Exchange Online on M365simple